পেমেন্ট ও ইনভয়েস
GymCity Payments & Invoices-এ দেখা যায় কোন মেম্বার বা ক্লায়েন্ট কত টাকা বাকি রেখেছে আর কিভাবে পেমেন্ট করেছে। জিম মালিক, ফ্রন্ট-ডেস্ক স্টাফ আর স্বাধীন পার্সোনাল ট্রেইনাররা এটা দিয়ে ফি কালেক্ট করেন, আর সব টাকা সরাসরি তাদের কাছে যায়, কখনোই GymCity-র কাছে না।
GymCity পেমেন্ট ও ইনভয়েস কী?
GymCity Payments & Invoices প্রতিটা মেম্বারের প্ল্যান থেকে ইনভয়েস তৈরি করে আর সব পেমেন্ট রেকর্ড রাখে: ক্যাশ, কার্ড, bKash, Nagad বা ডেস্কে অন্য কোনো পদ্ধতি, মেম্বাররা মোবাইল পেমেন্ট করলে সেটা রিপোর্ট করে আর স্টাফ অ্যাপ্রুভ করে, আর অনলাইন পেমেন্ট আপনার নিজের গেটওয়ে অ্যাকাউন্টে যায়। GymCity কখনোই মেম্বারদের টাকা ধরে রাখে না, আর ভয়েড ও রিফান্ড সবসময় হিস্টরিতে থাকে।
কেন জিম ও ট্রেইনাররা পেমেন্ট ও ইনভয়েস ব্যবহার করেন
ক্যাশ মিসিং
ক্লোজিং টাইমে ক্যাশবক্স আর রিসিপ্টবুক মেলে না, আর কেউ জানে না কোন পেমেন্টটা মিস হয়েছে।
ডেইলি ক্যাশ ক্লোজ-এ প্রতিটা পেমেন্ট পদ্ধতির দিনের মোট দেখায়।চ্যাটে bKash স্ক্রিনশট
মেম্বাররা bKash স্ক্রিনশট WhatsApp-এ পাঠায়, আর কোনটা কে চেক করেছে সেটা হারিয়ে যায়।
মেম্বাররা ট্রানজেকশন আইডি দিয়ে পেমেন্ট রিপোর্ট করে, আর স্টাফ সেটা অ্যাপ্রুভ বা রিজেক্ট করে।এডিটেড হিস্টরি
কেউ স্প্রেডশিটে এমাউন্ট চেঞ্জ করেছিল, আগেরটা কী ছিল বুঝতে পারিনি।
কোন পেমেন্ট কখনো এডিট বা ডিলিট হয় না; ভয়েড আর রিফান্ডে কারণ আর হিস্টরি থাকে।3 ধাপ-এ পেমেন্ট ও ইনভয়েস
ইনভয়েস প্ল্যান অনুযায়ী চলে
প্রতিটা মেম্বারের প্ল্যানে ফি আর বিলিং সাইকেল সেট করা থাকে। GymCity পরের বিল ডেটের কয়েকদিন আগে পরের ইনভয়েস তৈরি করে, আপনার জিম বা ট্রেইনার হিসেবে নম্বর দেয়। আনপেইড ইনভয়েস লিস্টে সব বাকি বিল দেখা যায়, আর মেম্বারের প্রোফাইলে কত টাকা বাকি আর কতদিন ধরে সেটা দেখা যায়। স্টাফরা তাদের রোল অনুযায়ী ডিসকাউন্ট দিতে পারে বা ইনভয়েস ইমেইল করতে পারে মেম্বারকে।
আপনার মতো করে পেমেন্ট নিন
ডেস্কে, স্টাফরা ক্যাশ, কার্ড, bKash, Nagad বা অন্য কোনো পদ্ধতিতে পেমেন্ট রেকর্ড করে, পার্ট পেমেন্টও নিতে পারে। মেম্বাররা আপনার bKash বা Nagad নম্বরে টাকা পাঠিয়ে ট্রানজেকশন আইডি দিয়ে রিপোর্ট করতে পারে, যেটা স্টাফরা Payment Approvals-এ অ্যাপ্রুভ করে। আপনার প্ল্যানে Online Member Payments থাকলে, মেম্বাররা পুরো টাকা অনলাইনে আপনার নিজের গেটওয়ে অ্যাকাউন্টে পে করতে পারে। প্রতিটা পেমেন্টে নম্বরসহ রিসিপ্ট দেয়া হয়।
চেক করুন আর ঠিক করুন
Transactions-এ কোন পদ্ধতিতে, কোন তারিখে টাকা এসেছে সেটা দেখা যায়, আর অ্যাকাউন্টেন্টের জন্য CSV ফাইল এক্সপোর্ট করা যায়। Daily Cash Close-এ আজকের প্রতিটা পদ্ধতির মোট দেখা যায়, লক করার আগে। ডেস্কে ভুল হলে সেটা void করা যায় আর আসল টাকা ফেরত গেলে সেটা refund হিসেবে রেকর্ড হয়, কারণসহ। মেম্বার বেশি টাকা দিলে সেটা পরের বিলের জন্য ক্রেডিট হিসেবে রাখা যায়।
আপনার কাজের ধরন মাথায় রেখে তৈরি
প্রতিটা পেমেন্ট ইনভয়েস লক করে রাখে রেকর্ড হওয়ার সময়, তাই ডাবল ক্লিক বা দেরিতে গেটওয়ে মেসেজ এলে একই বিল দুইবার পেমেন্ট হয় না।
দিনের ক্যাশ, কার্ড, bKash আর Nagad মোট দেখে ক্যাশবক্সের সাথে মিলিয়ে নিন, লক করার আগে।
প্রতিটা স্টাফ রোল কত বড় ডিসকাউন্ট দিতে পারবে সেটার সীমা ঠিক করুন। প্রতিটা ডিসকাউন্টে কারণ রেকর্ড হয়।
পেমেন্ট ও ইনভয়েস-এ যা পাচ্ছেন
পেমেন্ট ও ইনভয়েস: সচরাচর প্রশ্ন
জিম মালিক ও ট্রেইনাররা সবচেয়ে বেশি যা জিজ্ঞেস করেন, তার সংক্ষিপ্ত উত্তর।
সব প্রশ্ন →না। মেম্বাররা সব সময় আপনাকে সরাসরি টাকা দেয়: আপনার ডেস্কে ক্যাশ, আপনার নিজের bKash বা Nagad নম্বরে, অথবা আপনার নিজের অনলাইন পেমেন্ট অ্যাকাউন্টে। GymCity শুধু জিম আর ট্রেইনারদের কাছ থেকে তাদের GymCity প্ল্যানের জন্য চার্জ করে। অনলাইন পেমেন্ট আপনার গেটওয়ের মাধ্যমে, আপনার নিজের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে চেক করা হয়, তারপর রেকর্ড করা হয়, তাই টাকা আর রেকর্ড দুটোই আপনার কাছেই থাকে।
না। অনলাইনে পেমেন্ট করলে সবসময় ইনভয়েসে বাকি থাকা পুরো টাকাই দিতে হয়। আংশিক পেমেন্ট করতে হলে রিসেপশনে যেতে হবে, সেখানে স্টাফরা মেম্বার কত টাকা দিয়েছে সেটা রেকর্ড করবে এবং বাকি টাকা ইনভয়েসে বাকি থাকবে। যদি মেম্বার বেশি টাকা দেয়, তাহলে স্টাফরা সেটা পরের বিলের জন্য ক্রেডিট হিসেবে রাখতে পারে।
আপনি Billing Settings-এ আপনার bKash আর Nagad নাম্বার যোগ করেন। মেম্বাররা তাদের ফোন থেকে ওই নাম্বারে টাকা পাঠায়, তারপর My Bills-এ ট্রানজেকশন আইডি দিয়ে রিপোর্ট করে। রিপোর্টটা Payment Approvals-এ অপেক্ষা করে, যতক্ষণ না স্টাফরা আপনার অ্যাকাউন্টে চেক করে অ্যাপ্রুভ বা রিজেক্ট করে। শুধু অ্যাপ্রুভড রিপোর্টই পেইড হিসেবে ধরা হয়।
বাংলাদেশে আপনি আপনার নিজের SSLCommerz বা bKash মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করতে পারবেন। বাংলাদেশের বাইরে, মেম্বাররা আপনার নিজের Stripe অ্যাকাউন্ট দিয়ে পেমেন্ট করতে পারবে। অনলাইন মেম্বার পেমেন্টস একটি প্ল্যান অপশন, তাই কোন প্ল্যানে এটা আছে দেখতে প্রাইসিং পেজ চেক করুন। ইনভয়েস, ডেস্ক পেমেন্ট আর bKash বা Nagad রিপোর্ট সব প্ল্যানে কাজ করে, এটা ছাড়াও।
ভয়েড করুন। ডেস্ক পেমেন্ট কখনোই এডিট বা ডিলিট করা হয় না; ভয়েড করলে এন্ট্রি ক্যান্সেল হয় এবং আপনার কারণসহ ইনভয়েস হিস্টরিতে থেকে যায়। যদি আসল টাকা মেম্বারকে ফেরত দিতে হয়, তাহলে রিফান্ড রেকর্ড করুন, গেটওয়ে দিয়ে অথবা GymCity-এর বাইরে টাকা ফেরত দিলে সেটাও রেকর্ড করুন। হিস্টরিতে দেখা যাবে কে কখন কী পরিবর্তন করেছে।
হ্যাঁ। স্টাফরা ইনভয়েস স্ক্রিন থেকে মেম্বারকে ইমেইলে ইনভয়েস পাঠাতে পারে। মেম্বার নোটিফিকেশনস দিয়ে ইমেইল, WhatsApp বা SMS-এ (বাংলাদেশ নাম্বারে) ডিউ-হয়ে আসা, ওভারডিউ আর রিসিপ্ট মেসেজ পাঠানো যায়, আপনার সেটিংস আর প্ল্যানের মেসেজ এলাউন্স অনুযায়ী। মেম্বাররা তাদের হোম স্ক্রিনেও কত টাকা বাকি আছে দেখতে পাবে।
একসাথে আরও ভালো কাজ করে
সর্বশেষ আপডেট 16 অক্টোবর, 2026লিখেছেন Sarwar Hossainস্ক্রিনে শুধু ডেমো তথ্য দেখানো হয়েছে
আপনার জিম বা ক্লায়েন্টদের সাথে পেমেন্ট ও ইনভয়েস ট্রাই করুন
আজই ফ্রিতে আপনার জিম বা ট্রেনিং ব্যবসা লিস্ট করুন, আর প্রস্তুত হলে প্রয়োজনীয় টুলগুলো চালু করুন।