কীভাবে ক্লায়েন্টের পেমেন্ট রেকর্ড করবেন
ক্লায়েন্ট ক্যাশ, বিকাশ, নগদ বা কার্ডে টাকা দিলে GymCity-তে রেকর্ড করুন, তাহলে বিলটি পরিশোধিত দেখাবে আর কার বকেয়া আছে বুঝতে পারবেন।
শুরু করার আগে হাতে রাখুন
- ক্লায়েন্টের নামে GymCity-তে একটি বিল আছে। বিল তৈরি হয় ক্লায়েন্টের ক্লাসের প্ল্যান থেকে।
- ক্লায়েন্ট কত টাকা দিলেন আর কীভাবে (ক্যাশ, কার্ড, বিকাশ, নগদ বা অন্যান্য)। বিকাশ বা নগদ হলে ট্রানজেকশন আইডি হাতের কাছে রাখুন।
ধাপ 1: ক্লায়েন্টকে খুঁজুন
বাঁ দিকের মেনুতে ক্লায়েন্ট → সব ক্লায়েন্ট খুলুন। যাদের টাকা বাকি, পেমেন্ট কলামে তাদের বাকি বা আংশিক লেখা থাকে। ক্লায়েন্টের সারিতে চোখের বাটনে ক্লিক করে তার পেজ খুলুন। আরেকটি উপায়: বিলিং → বাকি ইনভয়েস-এ সব অপরিশোধিত বিল আছে; একটি বিলে ইনভয়েস দেখুন চাপুন, তারপর পেমেন্ট নিন।
- বাঁ মেনুতে ক্লায়েন্ট-এর নিচে সব ক্লায়েন্ট।
- পেমেন্টের অবস্থা: বাকি মানে বিলের কোনো টাকা এখনো দেওয়া হয়নি।
- ক্লায়েন্টের পেজ খোলে।
ধাপ 2: পেমেন্ট নিন চাপুন
বাকি কার্ডে দেখাবে ক্লায়েন্টের কত টাকা বাকি, কবে থেকে। ওপরের পেমেন্ট নিন বাটনে ক্লিক করুন। ক্লায়েন্টের সবচেয়ে পুরোনো বাকি বিলটি পেমেন্টের ফর্মসহ খুলবে। ক্লায়েন্টের কিছু বাকি থাকলেই শুধু পেমেন্ট নিন বাটন দেখায়।
- বাকি: কত টাকা বাকি আর কবে থেকে।
- পেমেন্ট নিন বাটন।
ধাপ 3: টাকার পরিমাণ লিখে রেকর্ড করুন
পাওয়া টাকা ঘরে শুরুতে পুরো বাকি টাকাই বসানো থাকে। ক্লায়েন্ট কিছুটা দিলে যত দিয়েছেন তা লিখুন: ফর্মেই দেখাবে আর কত বাকি থাকবে। বেশি দিলে বাড়তি টাকা পরের বিলের জন্য ক্রেডিট হিসেবে রাখতে পারবেন। কীভাবে দিয়েছেন বাছুন আর তারিখ মিলিয়ে নিন (ভবিষ্যতের তারিখ দেওয়া যায় না)। রেকর্ড করুন চাপুন। GymCity "পেমেন্ট রেকর্ড হয়েছে" দেখাবে, সাথে রসিদ প্রিন্ট করুন বাটন, আর বিলটি পরিশোধিত বা আংশিক পরিশোধিত হয়ে যাবে।
- পাওয়া টাকা: ক্লায়েন্ট এবার কত দিলেন।
- পরিশোধের মাধ্যম: ক্যাশ, কার্ড, বিকাশ, নগদ বা অন্যান্য।
- + রেফারেন্স বা নোট যোগ করুন: যেমন বিকাশের TrxID, বা ছোট একটি নোট।
- "রসিদ সদস্যকে ইমেইল করুন" টিক দেওয়া থাকে: GymCity থেকে রসিদ ইমেইল না পাঠাতে চাইলে টিক তুলে দিন।
- রেকর্ড করুন: পেমেন্ট সেভ করে। বাটনে টাকার অঙ্ক লেখা থাকে, ক্লিকের আগে মিলিয়ে নিন।
সমস্যা হলে
ক্লায়েন্টের এখন কোনো বাকি নেই, তাই পরিশোধের মতো বিলও নেই। ক্লায়েন্টের বিলিং ট্যাবে তার বিলগুলো দেখুন।
বিলের চেয়ে বেশি টাকা লিখেছেন। ক্লায়েন্ট আগাম দিয়ে থাকলে বাড়তি টাকা পরের বিলের জন্য ক্রেডিট হিসেবে রাখার ঘরে টিক দিন, নইলে অঙ্ক কমান।
বিলিং → সব ইনভয়েস থেকে বিলটি খুলুন, পেমেন্ট অংশে পেমেন্টটি খুঁজুন। বাতিল চাপুন, ছোট করে কারণ লিখুন, তারপর ঠিক অঙ্কে আবার রেকর্ড করুন।